Commission de Surveillance du Secteur Financier - Règlement CSSF N° 16-13 relatif au signalement d'infractions à la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l'audit et au règlement (UE) n° 537/2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public.

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Commission de Surveillance du Secteur Financier

Règlement CSSF N° 16-13 relatif au signalement d'infractions à la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l'audit et au règlement (UE) n° 537/2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public.

La Direction de la Commission de Surveillance du Secteur Financier,

Vu l'article 108bis de la Constitution;

Vu la loi du 23 décembre 1998 portant création d'une commission de surveillance du secteur financier et notamment son article 9, paragraphe 2;

Vu la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l'audit, et notamment son article 36, paragraphe 7;

Vu l'avis du Comité consultatif de la profession de l'audit;

Arrête:

Art. 1er.

-De l'objet et des définitions

(1)

La CSSF définit les règles précisant les mécanismes visés à l'article 36, paragraphe 7 de la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l'audit, pour permettre le signalement à la CSSF de violations présumées ou réelles de la loi précitée ou du règlement (UE) n° 537/2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public.

(2)

Aux fins du présent règlement, on entend par:

a. «loi Audit»: la loi du 23 juillet 2016 relative à la profession de l'audit;
b. «règlement (UE) n° 537/2014»: le règlement (UE) n° 537/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d'intérêt public;
c. «informateur»: une personne qui signale une violation présumée ou réelle de la loi Audit ou du règlement (UE) n° 537/2014 à la CSSF;
d. «personne faisant l'objet d'un signalement»: une personne accusée par l'informateur d'avoir commis, ou de vouloir commettre, une violation de la loi Audit ou du règlement (UE) n° 537/2014; et
e. «signalement de violation»: une communication par l'informateur à la CSSF concernant une violation présumée ou réelle de la loi Audit ou du règlement (UE) n° 537/2014.

Art. 2.

-Membres du personnel spécialisés

(1)

La CSSF affecte des membres de son personnel spécialisés, dénommés ci-après «membres du personnel spécialisés», au traitement des signalements des violations.

(2)

Les membres du personnel spécialisés exercent les fonctions suivantes:

1. communication à toute personne intéressée d'informations au sujet des procédures de signalement des violations;
2. réception et suivi des signalements des violations;
3. maintien des contacts avec l'informateur lorsque celui-ci a révélé son identité.

Art. 3.

-Informations concernant la réception des signalements des violations et de leur suivi

(1)

La CSSF publie dans une section distincte et accessible de son site internet les informations concernant la réception et le suivi des signalements des violations.

(2)

La CSSF met en place des canaux de communication indépendants et autonomes, sûrs et garantissant la confidentialité, pour la réception et le suivi des signalements des violations.

(3)

Elle veille également à ce qu'un signalement de violation reçu par l'intermédiaire d'autres canaux que les canaux de communication visés au paragraphe 2 soit rapidement transféré, sans aucune modification, aux membres du personnel spécialisés de la CSSF par les canaux de communication visés au paragraphe (2).

Art. 4.

-Tenue de registres des signalements reçus

(1)

La CSSF tient un registre de tous les signalements de violations reçus conformément à la loi Audit et au règlement (UE) n° 537/2014.

(2)

La CSSF envoie rapidement un accusé de réception des signalements écrits des violations, à l'adresse postale ou électronique indiquée par l'informateur, sauf demande contraire explicite de celui-ci ou au cas où la CSSF a des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception d'un signalement écrit compromettrait la protection de l‘identité de l'informateur.

(3)

Lorsqu'une ligne téléphonique non enregistrée est utilisée pour le signalement de violations, la CSSF a le droit de consigner le signalement oral sous la forme d'un compte rendu précis de la conversation réalisé par les membres du personnel spécialisés de la CSSF. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, la CSSF lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le compte-rendu de l'appel par l'apposition de sa signature.

(4)

Lorsqu'une personne demande une rencontre en personne avec les membres du personnel spécialisés de la CSSF afin de signaler une violation, la CSSF veille à ce qu'un compte-rendu complet et précis de la rencontre soit conservé sous une forme durable permettant l'accès aux informations. Elle a le droit de consigner la rencontre en personne sous la forme:

1. d'un enregistrement audio de la conversation sur un support durable permettant l'accès aux informations conformément aux dispositions en vigueur en matière de protection des données; ou
2. d'un compte-rendu précis de la rencontre réalisé par les membres du personnel spécialisés de la CSSF. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, la CSSF lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le compte-rendu de la rencontre par l'apposition de sa signature.

Art. 5.

-Procédures de protection des données à caractère personnel

(1)

La CSSF conserve les registres visés à l'article 4 au sein d'un système sécurisé et confidentiel.

(2)

L'accès au système visé au paragraphe (1) est soumis à des restrictions afin de garantir que les données qui y sont conservées soient uniquement accessibles aux membres du personnel de la CSSF qui ont besoin de ces données dans l'exercice de leurs fonctions.

Art. 6.

-Transmission des données au sein et en dehors de la CSSF

(1)

La CSSF dispose de procédures adéquates pour la transmission, en son sein et à des tiers, des données à caractère personnel de l'informateur et de la personne faisant l'objet d'un signalement.

(2)

La CSSF veille également à ce que la transmission en son sein ou vers l'extérieur des données relatives au signalement d'une violation ne révèle pas, directement ou indirectement, l'identité de l'informateur ou de la personne faisant l'objet d'un signalement, ou toute autre référence à des circonstances qui permettraient de déduire l'identité de ces personnes, à moins qu'une telle transmission ne soit conforme aux règles de confidentialité applicables aux signalements des violations.

Art. 7.

-Procédures pour la protection des personnes faisant l'objet d'un signalement

(1)

Lorsque l'identité des personnes faisant l'objet d'un signalement est inconnue du public, leur identité est protégée au moins de la même façon que l'identité des personnes faisant l'objet d'une enquête de la CSSF.

(2)

Les procédures établies à l'article 5 s'appliquent également à la protection de l'identité des personnes faisant l'objet d'un signalement.

Art. 8.

-Révision des procédures par les autorités compétentes

La CSSF révise ses procédures pour la réception des signalements des violations et leur suivi de manière régulière, au minimum une fois tous les deux ans. Lors de la révision de ces procédures, la CSSF tient compte de son expérience ainsi que de celle d'autres autorités compétentes et adapte ses procédures en conséquence et conformément aux évolutions du marché et des technologies.

Art. 9.

-Publication

Le présent règlement CSSF sera publié au Mémorial et sur le site Internet de la Commission de Surveillance du Secteur Financier.

Luxembourg, le 21 novembre 2016.

COMMISSION DE SURVEILLANCE DU SECTEUR FINANCIER

Jean-Pierre FABER

Directeur

Françoise KAUTHEN

Directeur

Claude SIMON

Directeur

Claude MARX

Directeur général


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